Cap. III · Seções IX a XIX

Seção IX — Dos Papéis em Andamento ou Findos

Art. 103. Os papéis em andamento ou findos serão bem conservados e, quando for o caso, encadernados, classificados ou catalogados, aplicando-se, quanto ao seu descarte, o disposto no § 2º do art. 74.

Seção X — Das Certidões

Art. 104. A expedição de certidões em breve relatório ou de inteiro teor compete exclusivamente aos ofícios de justiça.

§ 1º Sempre que possível, as certidões serão expedidas com base nos assentamentos constantes do sistema informatizado, cabendo ao escrivão dar a sua fé pública do que nele constar ou não, admitida, de qualquer forma, a consulta aos autos de processos em andamento ou findos, livros ou papéis a seu cargo, caso em que se designará o número e a página do livro ou processo onde se encontra o assentamento.

§ 2º As certidões serão expedidas no prazo de 5 (cinco) dias, contados da data do recebimento do respectivo pedido pelo ofício de justiça, fornecido ao interessado protocolo de requerimento.

§ 3º Serão atendidos em 5 (cinco) dias úteis os pedidos de certidões de objeto e pé formulados pelo correio eletrônico (e-mail) institucional de um ofício de justiça para outro. A certidão será elaborada e encaminhada pelo ofício de Justiça diretamente à unidade solicitante.

§ 4º Se houver necessidade de requisição de autos do Arquivo Geral, os prazos deste artigo contar-se-ão do recebimento do feito pelo ofício de justiça.

§ 5º - A expedição de certidão de processos que correm em segredo de justiça dependerá de despacho do juiz competente, exceto se requerida por parte ou procurador regularmente habilitado nos autos.

Art. 104-A. A requerimento escrito do credor, tratando-se de decisão judicial, transitada em julgado, que reconheça a existência de obrigação de pagar quantia certa ou alimentos, expedir-se-á certidão de teor da decisão para fins de protesto extrajudicial, a qual deverá indicar:

I - nome; número de inscrição no cadastro do Ministério da Fazenda (CPF e CNPJ), no registro geral de identidade (RG) ou no registro nacional de estrangeiro (RNE); e endereço do credor;

II - nome; número de inscrição no cadastro do Ministério da Fazenda (CPF e CNPJ), no registro geral de identidade (RG) ou no registro nacional de estrangeiro (RNE); e endereço do devedor;

III - número do processo judicial;

IV - o valor da dívida;

V - a data em que, após intimação do executado, decorreu o prazo legal para pagamento voluntário.

§ 1º As certidões serão expedidas no prazo de três (03) dias, contados da data do recebimento do respectivo pedido pelo ofício de justiça.

§ 2º - A expedição de certidão de processos que correm em segredo de justiça dependerá de despacho do juiz competente, exceto se requerida por parte ou procurador regularmente habilitado nos autos.

§ 3º Em todos os casos, a certidão será levada a protesto sob a responsabilidade do credor.

§ 4º A requerimento do executado, o protesto será cancelado por determinação do juiz, mediante ofício a ser expedido ao cartório, no prazo de 3 (três) dias, contado da data de protocolo do requerimento, desde que comprovada a satisfação integral da obrigação.

§ 5º Nas ações monitórias, havendo conversão do mandado monitório em título executivo judicial, na forma do artigo 701, §2º do CPC, a certidão para fins de protesto deverá conter:

a) o conteúdo do mandado monitório, com a obrigação de pagar quantia certa, sob as penas da lei;

b) a data do trânsito em julgado da decisão, que deverá ser considerada a data do decurso do prazo para oposição dos embargos sem pagamento; e

c) a data do decurso do prazo para pagamento voluntário, nos termos do artigo 523 do CPC.

Seção XI — Dos Mandados

Art. 105. Os mandados de citação, intimação e demais atos a serem cumpridos pelos Oficiais de Justiça submetem-se às regras previstas no Capítulo VII destas Normas de Serviço.

Parágrafo único. Os mandados e contramandados de prisão e alvarás de soltura submetem-se às disposições constantes na Seção XII do Capítulo IV.

Seção XII — Dos Ofícios

Art. 111. A lavratura de ofícios observará as regras de escrituração dispostas na Seção VII do presente capítulo e o seguinte:

I - os ofícios extraídos de processos serão datados e identificados com o número dos autos respectivos e nome das partes, dispensando-se a numeração em ordem cronológica, anexada uma cópia exclusivamente nos autos;

II - os ofícios que não se refiram a feito do próprio ofício de justiça serão numerados sequencialmente, em série renovável anualmente, de acordo com as respectivas datas de expedição, arquivada uma cópia no classificador próprio.

Seção XIII — Das Comunicações Oficiais, Transmissão de Informações Processuais e Prática de Atos Processuais por Meio Eletrônico

Art. 112. Ressalvada a utilização dos meios convencionais no caso de indisponibilidade do sistema informatizado e do sistema de malote digital, quando implantado, as comunicações oficiais que transitem entre os ofícios de justiça serão por meio eletrônico, observadas as regras estabelecidas nesta Seção.

Art. 113. Serão transmitidas eletronicamente:

I - informações que devam ser prestadas à segunda instância, conforme determinação do relator;

II - ofícios;

III - comunicações;

IV - solicitações;

V - pedidos e encaminhamento de certidões de objeto e pé, certidões criminais e certidões de distribuição;

VI - cartas precatórias, nos casos de urgência.

Art. 114. A transmissão eletrônica de informações e documentos será realizada por dirigente, escrivão judicial, chefe de seção e escrevente técnico judiciário.

Art. 115. O remetente da comunicação eletrônica deverá:

I - utilizar seu correio eletrônico (e-mail) institucional, e não o da unidade em que lotado, para enviar a mensagem;

II - preencher o campo “para” com o endereço eletrônico da unidade destinatária e o campo “assunto” com o número do processo e a especificação de uma hipótese do art. 113;

III - digitar, no corpo do texto da mensagem eletrônica, os dados do processo (número, unidade judiciária, comarca e partes) e o endereço do correio eletrônico (e- mail) institucional da unidade em que lotado;

IV - juntar aos autos cópia da mensagem eletrônica enviada, dispensadas a impressão e a juntada de anexos que consistirem em peças do processo, ou, quando a mensagem não se referir a feito do próprio ofício de justiça, arquivá-la no classificador correspondente;

V - anexar à mensagem os documentos necessários, no padrão PDF e sem restrição de impressão ou salvamento;

VI - selecionar as opções de confirmação de entrega e de confirmação de leitura da mensagem;

VII - assinar a mensagem com seu certificado digital;

VIII - imprimir os comprovantes de confirmação de entrega e de leitura, para juntada aos autos, assim que recebê-los;

IX - inserir no sistema informatizado de andamento processual a informação de envio da mensagem eletrônica.

Art. 116. O ofício de justiça que receber a mensagem deverá:

I - expedir eletronicamente as confirmações de entrega e de leitura da mensagem, que valerão como protocolo;

II - imprimir a mensagem, bem como os eventuais anexos, para juntada aos autos do processo ou arquivamento em classificador próprio, se for o caso;

III - inserir no sistema informatizado de andamento processual a informação de recebimento da mensagem eletrônica, se for o caso;

IV - promover a conclusão, no prazo legal, quando a mensagem se referir a providências a cargo do juiz;

V - encaminhar eletronicamente a mensagem, no mesmo prazo da conclusão, ao correio eletrônico (e-mail) institucional do juiz, se este assim o determinar, ou ao correio eletrônico (e-mail) institucional do funcionário, a quem couber o envio da resposta.

Art. 117. A resposta aos e-mails deverá ser dada eletronicamente, cabendo ao juiz, a quem a mensagem houver sido encaminhada nos termos do inciso V do art. 116, ou ao funcionário, encarregado do envio da resposta, preencher no campo “para” o endereço do correio eletrônico (e-mail) da unidade cartorária do remetente da mensagem original.

Art. 118. Na ausência da expedição de confirmação de entrega e leitura pelo destinatário da mensagem, presumir-se-ão recebidas e lidas as mensagens no primeiro dia útil subsequente ao do envio.

Parágrafo único. Tratando-se de medidas urgentes, se frustrada a entrega, ou se não confirmados o recebimento e a leitura até o dia seguinte à transmissão, o remetente entrará em contato telefônico com o destinatário e, se o caso, reenviará a mensagem, de tudo lavrando-se certidão nos autos.

Art. 119. Em se tratando de documentos que devam ser juntados em processo digital, será feita em PDF a impressão de que cuidam os incisos IV e VIII do art. 115 e o inciso II do art. 116.

Art. 120. Nos casos de inoperância do certificado digital ou enquanto não for disponibilizado, o remetente materializará o documento em papel, colherá a assinatura, digitalizará o documento assinado e o enviará como anexo da mensagem eletrônica.

Art. 121. Cumpridas as providências dos arts. 115, 116 e 117, as mensagens eletrônicas e seus anexos serão deletados.

Subseção I — Das Informações Eletrônicas Obtidas por Meio do Sistema Infojud

Art. 121-A. A solicitação e o recebimento de informações da Receita Federal do Brasil relacionadas a endereço ou a situação econômico-financeira da parte em processo judicial serão realizadas pelo sistema Infojud, diretamente pelos Magistrados ou servidores indicados, sendo obrigatório o uso do Certificado Digital - ICP Brasil, Padrão A-3.

Art. 121-B. As informações relacionadas à situação econômico-financeira ou outras de natureza sigilosa, dirigidas a processos físicos, serão disponibilizadas em formato digital no andamento processual, com utilização da funcionalidade denominada ‘sigilo do documento’, configurada para que o acesso, via Portal e-SAJ, fique restrito aos advogados das partes e, desde que devidamente habilitados a atuar no processo, aos defensores públicos, promotores de justiça e integrantes de outras instituições conveniadas.

Art. 121-C. Serão igualmente juntadas aos autos as informações que versarem apenas sobre o endereço da parte, não será necessária a tramitação sob segredo de justiça.

Seção XIV — Das Cartas Precatórias, Rogatórias e Arbitrais

Art. 122. A carta precatória será confeccionada em 3 (três) vias, servindo, uma delas, de contrafé.

§ 1º O pagamento da taxa judiciária, devida em razão do cumprimento, deverá ser demonstrado até o momento da distribuição, mediante a juntada da 1ª via original do respectivo comprovante de recolhimento.

§ 2º Quando o ato deprecado for a citação, será instruída com tantas cópias da petição inicial quantas sejam as pessoas a citar.

§ 3º Se a ordem judicial puder ser cumprida remotamente, o ato não será deprecado, salvo nas situações abaixo e desde que estejam devidamente fundamentadas na decisão judicial que determinar a expedição da deprecata: 5 a. Não disponibilização de data para a realização de audiência em Estação Passiva (artigo 156-A), em 30 dias para processos em que há réu preso ou menor internado, ou 90 dias para os demais casos. 6 b. Na hipótese do art. 1.029, inciso III, destas NSCGJ; 7 c. Quando necessária a prática de ato a ser cumprido presencialmente para viabilizar posterior ato remoto (por exemplo: intimação presencial de testemunha que será ouvida remotamente por videoconferência), excetuando-se os processos eletrônicos nas comarcas onde já implantado o compartilhamento de mandados; 8 d. para pessoas com dados protegidos a que se refere o Provimento CG nº 32/2000. e. Suprimido.

§ 4º - Nos casos de depoimento especial nos termos da Lei nº 13.431/2017, quando a vítima não residir na Comarca em que tramita o processo, observar-se-ão as seguintes diretrizes:

I - a entrevista forense deve ser presencial, nos termos da lei 14.022/2020, de modo que, como regra geral, deve ser deprecada a tomada do depoimento especial pela equipe técnica do local de residência da vítima, sendo o ato presidido pelo Juízo Deprecante;

II - o Juízo Deprecante deve se articular com a equipe técnica do Juízo Deprecado para agendamento da data para a tomada do depoimento especial;

III - a articulação com a rede do local de residência da vítima, visando a garantia de seus direitos, deve ser realizada pela equipe técnica do local de residência da vítima, no Juízo Deprecado, velando nomeadamente para que seja preservada de situações de intimidação ou ameaça;

IV - é vedado deprecar apenas a entrevista prévia da criança ou adolescente, dissociado do depoimento especial, por implicar em acréscimo do número de intervenções, causando violência institucional;

V - excepcionalmente, a depender de condições adversas de atendimento pelo Juízo Deprecado, mediante consulta à criança ou adolescente, seus genitores e às partes, e devidamente ponderadas as situações de risco, especialmente em casos de violência intrafamiliar, poderá ser realizado o depoimento especial no juízo em que tramita o processo, mediante decisão devidamente fundamentada.

Art. 123. Constatado que o ato pode ser cumprido em endereço de jurisdição diversa daquela constante da carta precatória, ou ainda, que o endereço originário pertence à outra jurisdição, deverá o juízo deprecado encaminhá-la ao juízo competente, comunicando tal fato ao juízo deprecante.

Art. 124. O juízo deprecado devolverá a carta precatória, independentemente de cumprimento, quando não devidamente instruída e não houver regularização no prazo determinado.

Art. 125. As cartas precatórias não serão autuadas, servindo os encartes remetidos pelo juízo deprecante como face das mesmas, sobre os quais o ofício de justiça deprecado afixará a etiqueta adesiva remetida pelo ofício do distribuidor, que servirá de identificação das partes e da natureza do feito, cuidando também anotar no alto, à direita, o número do processo.

Art. 126. As cartas precatórias, quando possível, servirão como mandado.

Art. 127. Não atendidos pedidos de informações sobre o cumprimento do ato, cumprirá ao ofício de justiça do juízo deprecante reiterar a solicitação e estabelecer contato telefônico com o escrivão do juízo deprecado, de tudo certificando nos autos.

Parágrafo único. Em caso de inércia, os autos serão conclusos ao juiz do feito para as providências cabíveis.

Art. 128. É permitida a retirada da carta cumprida junto ao juízo deprecado, para a entrega ao juízo deprecante, desde que nela conste o nome do advogado da parte que tiver interesse no cumprimento do ato, com o número da respectiva inscrição na Ordem dos Advogados do Brasil.

Art. 129. Ao retornar cumprida a precatória, o escrivão judicial juntará, aos autos principais, apenas as peças essenciais, imprescindíveis à compreensão das diligências realizadas no juízo deprecado, especialmente as certidões de lavra dos oficiais de justiça e os termos do que foi deprecado, salvo determinação judicial em contrário.

Art. 130. Havendo urgência, transmitir-se-á a carta precatória por fac-símile (fax), telegrama, telefone, radiograma ou correio eletrônico (e-mail), observando-se as cautelas previstas nos arts. 264 e 265 do Código de Processo Civil e nos arts. 354 e 356 do Código de Processo Penal.

Parágrafo único. A via original da carta não será encaminhada ao juízo deprecado. Será encartada aos autos, juntamente com a certidão de sua transmissão, tão-logo ocorra o pedido de confirmação de seu teor por parte do juízo destinatário.

Art. 131. As cartas rogatórias cíveis e criminais serão expedidas conforme o procedimento, modelos e formulários aprovados e divulgados pela Corregedoria Geral da Justiça no sítio do Tribunal de Justiça na internet.

Seção XV — Das Intimações

Art. 132. A intimação dos atos e termos do processo ou de expediente administrativo far-se-á, sempre que possível, por meio eletrônico e mediante publicação no Diário da Justiça Eletrônico.

Parágrafo único. É vedado ao servidor dos ofícios de justiça prestar informações por telefone aos advogados, aos membros do Ministério Público, às partes e ao público em geral acerca dos atos e termos do processo.

Art. 133. Os despachos, decisões interlocutórias e sentenças devem ser encaminhados à publicação no Diário da Justiça Eletrônico, dentro do prazo máximo de 3 (três) dias, a contar da devolução dos autos em cartório.

Parágrafo único. O mesmo prazo deverá ser observado para fins de cumprimento da intimação por meio eletrônico.

Art. 134. As intimações de atos ordinatórios, despachos, decisões interlocutórias e sentenças, qualquer que seja o meio empregado, consumar-se-ão de maneira objetiva e precisa, sem ambiguidades e omissões, e conterão:

I - o número dos autos, o objeto do processo, segundo a tabela vigente, e o nome das partes;

II - o resumo ou transcrição daquilo que deva ser dado conhecimento, suficientes para o entendimento dos respectivos conteúdos;

III - o nome dos advogados das partes com o número de suas respectivas inscrições na Ordem dos Advogados do Brasil.

Art. 135. Nas intimações pela imprensa:

I - quando qualquer das partes estiver representada nos autos por mais de 1 (um) advogado, o ofício de justiça fará constar o nome de qualquer subscritor da petição inicial, da contestação ou da primeira intervenção nos autos, com o número da respectiva inscrição na Ordem dos Advogados do Brasil, a não ser que a parte indique outro ou, no máximo, 2 (dois) nomes, ou indique o nome da sociedade de advogados a que seu advogado pertença.

II - as decisões interlocutórias e sentenças serão publicadas somente na sua parte dispositiva; os atos ordinatórios e despachos de mero expediente serão transcritos ou resumidos com os elementos necessários à explicitação do conteúdo da ordem judicial (quem e sobre o que se deve manifestar, ter ciência, providenciar, etc.).

Parágrafo único. Será publicada apenas a parte dispositiva das decisões proferidas em procedimentos de natureza disciplinar ou em processos de dúvida, podendo o Corregedor Geral da Justiça, se entender necessário, determinar a sua publicação integral, após o trânsito em julgado.

Art. 136. A publicação omissa em relação aos requisitos constantes dos arts. 134 e 135 e que cause efetivo prejuízo a qualquer das partes será considerada nula.

Art. 137. Quando ocorrer erro ou omissão de elemento indispensável na publicação, independentemente de despacho ou de reclamação da parte, proceder-se- á imediatamente à retificação e nova publicação, encartando-se aos autos cópia do ato incorretamente publicado.

Art. 138. Nos processos que tramitam sob segredo de justiça, é vedada a menção ao nome completo das partes, devendo constar das decisões judiciais, das sentenças – relatório, fundamentação e/ou parte dispositiva – e das publicações no Diário de Justiça Eletrônico Nacional (DJEN) apenas as respectivas iniciais.

Art. 139. Os escrivães judiciais farão publicar no Diário da Justiça, juntamente com as respectivas intimações, o valor da taxa judiciária que deve ser recolhida pelas partes, bem como o valor das importâncias que, objeto de cálculo, devam ser depositadas, em quaisquer processos e a qualquer título.

Parágrafo único. Todas as intimações, publicadas para que as partes se manifestem sobre cálculos e contas, conterão os respectivos valores, em resumo, limitando-se a publicação ao que baste para a perfeita ciência das partes sobre o objeto do cálculo ou da conta.

Art. 140. A publicação de atos ordinatórios, despachos, decisões interlocutórias e sentenças, no Diário da Justiça Eletrônico, será documentada pelo encarte, aos autos, da respectiva certidão gerada automaticamente pelo sistema informatizado oficial ou, na impossibilidade, pela certidão aposta na mesma folha, ao pé, ou, se não houver espaço, no verso da folha em que lançado o ato publicado.

Parágrafo único. As publicações feitas no Diário da Justiça Eletrônico comprovam-se mediante certidão, independentemente da juntada do exemplar impresso.

Art. 141. Nas intimações por edital:

I - extraído o edital, conferido e assinado, serão autenticadas as respectivas folhas com a chancela do ofício de justiça, devendo escrivão rubricar cada uma delas;

II - as publicações de edital feitas no Diário da Justiça Eletrônico, na rede mundial de computadores, no sítio do respectivo tribunal ou na plataforma de editais do Conselho Nacional de Justiça comprovam-se mediante certidão, independentemente da juntada do exemplar impresso;

III - a publicação de edital em jornal de ampla circulação local será providenciada pela parte ou por agência de publicidade de sua escolha e comprovada nos autos mediante a juntada do exemplar original;

IV - a entrega da minuta, para fins de publicação, sempre mediante recibo, poderá ser feita a estagiário ou advogado com procuração nos autos.

Parágrafo único. Quando o processo tramitar sob segredo de justiça, os editais de citação deverão conter o nome completo do réu e apenas o conteúdo indispensável à finalidade do ato, sem as especificações da petição inicial, abreviando- se os nomes das demais partes envolvidas a fim de resguardar o segredo de justiça.

Art. 142. Caberá aos escrivães judiciais velar pelo adequado cumprimento das normas atinentes às publicações ou às intimações por carta, conferindo diariamente seu teor, sem prejuízo da fiscalização ordinária dos Juízes Corregedores Permanentes.

Seção XVI — Das Audiências em Geral

Subseção I — Disposições Gerais

Art. 143. A designação de audiências é atribuição exclusiva e indelegável do juiz, salvo nos juizados especiais.

Art. 144. Havendo adiamento, ou nova designação para continuação, a nova data será marcada no próprio termo, com ciência imediata aos comparecentes.

Parágrafo único. Os acordos extrajudiciais, desistências e os pedidos de suspensão poderão ser homologados ou deferidos independentemente da realização da audiência já designada, com aproveitamento da data para ato diverso.

Art. 145. Os termos de audiência serão:

I - lavrados sob ditado do juiz;

II - rubricados em todas as suas folhas pelo juiz;

III - subscritos pelo juiz, advogados, órgão do Ministério Público e o escrevente, cujas assinaturas deverão ser identificadas com o lançamento dos nomes ou cargos das pessoas a que pertencem;

IV - juntados aos autos, em sua versão original.

Art. 146. Os termos de audiência conterão em resumo, todo o ocorrido durante a audiência, inclusive, por extenso, os despachos e a sentença, quando proferida no ato.

Art. 147. Em todos os depoimentos ou declarações tomados nos autos, aqueles que os prestam serão qualificados fazendo-se constar: nome, filiação, nacionalidade, data e local de nascimento, estado civil, profissão, endereço residencial e do local onde exerce a profissão, número do respectivo RG ou de outro documento hábil de identificação.

Art. 148. O servidor encarregado dos registros e audiências examinará, 10 (dez) dias antes das datas designadas para audiências, os respectivos processos, para verificar se todas as providências de intimação ou requisição de partes e testemunhas foram tomadas; havendo irregularidade ou omissão, fará imediata comunicação ao servidor responsável para as medidas necessárias.

Art. 149. Faculta-se aos juízos de primeiro grau o emprego de meios ou recursos de gravação magnética, estenotipia, digital ou técnica similar, inclusive audiovisual, como meio de documentação de depoimentos prestados em audiência, destinados a obter maior fidelidade das informações.

Parágrafo único. A adoção desses meios de registro e documentação será anotada no termo de audiência, lançando-se, por escrito e em separado, as qualificações dos depoentes, que serão repetidas verbalmente quando da gravação, de modo a não deixar dúvidas quanto à identidade da pessoa ouvida.

Art. 149-A. O exercício, pela parte, da faculdade de que trata o artigo 367 §6º do Código de Processo Civil será comunidada ao Magistrado previamente ao início da gravação. O Magistrado consignará no termo de audiência o nome da parte e o meio de registro adotado para a gravação.

Parágrafo único. Para utilização da gravação nos autos, caberá à parte ou seu patrono realizar a integral transcrição dos atos, dando-se ciência à parte contrária do teor transcrito para manifestação no prazo de 5 (cinco) dias.

Subseção II — Da Gravação de Audiências

Art. 150. As audiências serão gravadas diretamente no sistema informatizado oficial e armazenadas em ambiente de nuvem, observado o disposto no art. 156.

Art. 152. Os depoimentos registrados em meio audiovisual não serão objeto de transcrição.

Parágrafo único. A transcrição dos depoimentos gravados em audiência somente será feita pelo respectivo ofício se houver interposição de recurso e for impossível o envio da documentação eletrônica.

Art. 153. Depois do trânsito em julgado, o registro de audiência permanecerá armazenado no sistema informatizado especial e em ambiente de nuvem até o decurso do prazo para o ajuizamento de ação rescisória no processo de natureza civil e após a extinção da pena no processo penal.

Art. 154. Havendo solicitação, a parte interessada receberá cópia do termo de audiência, que será impresso logo após a conclusão do ato, bem como cópia do registro audiovisual.

Art. 156. Cabe à Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) do Tribunal de Justiça editar e manter atualizadas orientações técnicas quanto a sistemas, forma de gravação e equipamentos referentes a registros audiovisuais (digitais) de depoimentos e termos de audiência.

Subseção III — Das Estações Passivas.

Art. 156-A. É vedada a expedição de carta precatória para a realização de oitivas de forma presencial ou remota, em outras Comarcas do Estado de São Paulo, observadas as exceções do § 3º do artigo 122 das NSCGJ.

§ 1º O domicílio da pessoa a ser ouvida determina a Estação Passiva a receber o agendamento, observada onde houver a divisão de competência territorial da Comarca (Prov. CSM 2644/2021).

§ 2º Determinada a oitiva remota, a Unidade Judicial agendará, diretamente na agenda eletrônica da respectiva Estação Passiva, a data e o horário para sua realização.

§ 3º. A Unidade Judicial deverá certificar a data e horário designados para a oitiva, providenciando-se, por ato ordinatório, as intimações necessárias para possibilitar a consecução do ato.

§ 4º Nas hipóteses do artigo 455, § 4º, do Código de Processo Civil, será deprecada a intimação da pessoa a ser ouvida na Estação Passiva.

§ 5º. As solicitações advindas de outros órgãos do Poder Judiciário deverão ser encaminhadas por e-mail para a Estação Passiva competente de acordo com o endereço da pessoa a ser ouvida. A reserva de agenda na data e horário pretendidos, após confirmação de disponibilidade, deverá ser comunicada ao solicitante por e-mail. Eventual necessidade de intimação da pessoa a ser ouvida deverá ser deprecada pelo órgão solicitante.

Seção XVII — Da Consulta e da Carga dos Autos

Art. 157. O acesso aos autos judiciais e administrativos de processos em andamento ou findos, mesmo sem procuração, quando não estejam sujeitos a segredo de justiça, é assegurado aos advogados, estagiários de Direito e ao público em geral, por meio do exame em balcão do ofício de justiça ou seção administrativa, podendo ser tomados apontamentos, solicitadas cópias reprográficas, bem como utilizado escâner portátil ou máquina fotográfica, vedado, nestas hipóteses, o desencarte das peças processuais para reprodução.

Parágrafo único. Os escrivães judiciais e os chefes de seção judiciária manterão, pessoalmente ou mediante servidor designado, rigorosa vigilância sobre os autos dos processos, sobretudo quando do seu exame, por qualquer pessoa, no balcão do ofício de justiça ou seção administrativa.

Art. 158. Para garantia do direito de acesso aos autos que não corram em segredo de justiça, poderão os advogados ou estagiários de Direito, regularmente inscritos na OAB, que não tenham sido constituídos procuradores de quaisquer das partes, retirar os autos para cópia, pelo período de 1 (uma) hora, mediante controle de movimentação física, devendo o serventuário consultar ao sítio da Ordem dos Advogados do Brasil da Internet, à vista da Carteira da OAB apresentada pelo advogado ou estagiário de Direito interessado, com impressão dos dados obtidos, os quais serão conferidos pelo servidor antes da entrega dos autos, observadas, ainda, as demais cautelas previstas para a carga rápida, conforme o disposto no art. 165.

Parágrafo único. A carga rápida de que trata este artigo também será concedida à pessoa credenciada pelo advogado ou sociedade de advogados, não sendo dispensada a consulta ao sítio da Ordem dos Advogados do Brasil dos dados referentes ao advogado ou sociedade de advogados que autorizar a retirada dos autos. O preposto deverá apresentar, além da autorização prevista no § 7º do artigo 272 do Código de Processo Civil, o respectivo documento de identidade.

Art. 159. Nos casos complexos ou com pluralidade de interesses, a fim de que não seja prejudicado nem o andamento do feito e nem o acesso aos autos, fica autorizada a retirada de cópias de todo o feito, que ficarão à disposição para consulta dos interessados.

Art. 160. Na hipótese de os processos correrem em segredo de justiça, o seu exame, em cartório, será restrito às partes e a seus procuradores devidamente constituídos.

§ 1º As entidades que reconhecidamente prestam serviços de assistência judiciária poderão, por intermédio de advogado com procuração nos autos, autorizar a consulta de processos que tramitam em segredo de justiça em cartório pelos acadêmicos de Direito não inscritos na OAB. Referida autorização deverá conter o nome do acadêmico, o número de seu RG e o número e/ou nome das partes do processo a que se refere a autorização, que será juntada posteriormente aos autos.

§ 2º É vedado o acesso a autos de processos que correm em segredo de justiça por estagiários não inscritos ou com inscrição vencida na OAB.

Art. 161. A carga de autos judiciais e administrativos em andamento no cartório é reservada unicamente a advogados ou estagiários de Direito regularmente inscritos na OAB, constituídos procuradores de alguma das partes, ressalvado, nos processos findos e que não estejam sujeitos a segredo de justiça, a carga por advogado mesmo sem procuração, pelo prazo de 10 (dez) dias.

Parágrafo único. A carga de autos também poderá ser realizada por pessoa credenciada a pedido do advogado ou da sociedade de advogados, pela Advocacia Pública, pela Defensoria Pública ou pelo Ministério Público, o que implicará intimação de qualquer decisão contida no processo retirado, ainda que pendente de publicação.

Art. 162. O escrivão ou o escrevente responsável pelo atendimento registrará a retirada e a devolução de autos, mediante anotação no sistema informatizado oficial e no relatório de carga emitido pelo sistema (carga eletrônica), observadas as seguintes cautelas:

I - na retirada dos autos, o advogado, estagiário de Direito ou pessoa credenciada lançará sua assinatura no relatório de carga emitido pelo sistema informatizado, arquivando-se o documento provisoriamente em classificador próprio;

II - na devolução do feito, o servidor do ofício de justiça ou da seção administrativa efetuará a baixa no relatório de carga, juntando-o imediatamente aos autos.

§ 1º O Livro Protocolo de Autos e Papéis em Geral será utilizado quando não for possível a utilização do sistema informatizado, caso em que serão lançados, no livro, a assinatura do destinatário e, nos autos, o termo de carga e recebimento.

§ 2º No relatório eletrônico ou no livro de protocolo constarão o número da carteira profissional e respectiva seção, expedida pela OAB, em nome do destinatário ou o número da carteira de identidade, quando tratar-se de pessoa credenciada pelo advogado ou sociedade de advogados, facultado ao servidor, na dúvida, solicitar a exibição dos documentos.

§ 3º A baixa da carga de autos, constante de relatório eletrônico ou de livro protocolo, far-se-á imediatamente, à vista do interessado, sendo-lhe facultada a obtenção de recibo de autos, assinado pelo servidor, em instrumento previamente confeccionado pelo interessado e do qual constarão designação do ofício de justiça ou da seção administrativa, número do processo, tipo de demanda, nome das partes e data da devolução. A cada auto processual corresponderá um recibo e a subscrição pelo servidor não implica reconhecimento da respectiva regularidade interna.

Art. 163. Os advogados, a sociedade de advogados, os representantes judiciais da Fazenda Pública e os membros do Ministério Público e da Defensoria Pública, mediante petição dirigida ao Juiz Corregedor Permanente, poderão indicar prepostos, funcionários ou estagiários autorizados a retirarem, em nome daqueles, os autos em carga.

§ 1º Da petição, que será arquivada em pasta própria, constarão os nomes completos, os números dos documentos de identidade, do CPF e os números das identificações funcionais, se o caso.

§ 2º O funcionário ou estagiário deverá portar o documento de identidade e a cédula ou crachá funcional, conforme o caso, no momento da retirada dos autos, para que o ofício de justiça possa verificar, mediante conferência das petições arquivadas, se a pessoa encontra-se autorizada a subscrever a carga.

§ 3º A carga dos autos será feita em nome da pessoa que subscreveu a autorização e dela constarão os dados da pessoa que estiver retirando os autos.

§ 4º Qualquer alteração no rol de pessoas autorizadas a retirar os autos deverá ser imediatamente comunicada ao Juiz Corregedor Permanente.

Art. 164. Não havendo fluência de prazo, os autos somente serão retirados em carga mediante requerimento.

§ 1º Na fluência de prazo, os autos não sairão do ofício de justiça, salvo nas hipóteses expressamente previstas na legislação vigente, ressalvado, porém, em seu curso ou em outras hipóteses de impossibilidade de retirada dos autos, o direito de requisição de cópias quando houver justificada urgência na extração respectiva, mediante autorização judicial, observando-se o procedimento próprio.

§ 2º Na fluência de prazo comum, só em conjunto ou mediante prévio ajuste por petição nos autos os procuradores das partes ou seus prepostos retirarão os autos, ressalvada a obtenção de cópias para a qual cada procurador ou preposto poderá retirá- los pelo prazo de 2 (duas) a 6 (seis) horas, mediante carga, independentemente de ajuste, observado o término do expediente forense.

Art. 165. A carga rápida dos autos será concedida pelo escrivão ou o escrevente responsável pelo atendimento, pelo período de uma hora, mediante controle de movimentação física dos autos, conforme formulário a ser preenchido e assinado por advogado ou estagiário de Direito devidamente constituído no processo, ou ainda por pessoa credenciada pelo advogado ou sociedade de advogados, respeitado o seguinte procedimento:

I - os requerimentos serão recepcionados e atendidos, desde que formulados até 1 (uma) hora antes do término do expediente forense;

II - o formulário de controle de movimentação física será juntado aos autos no exato momento de sua devolução ao ofício de justiça, certificando-se o respectivo período de vista;

III - na hipótese dos autos não serem restituídos no período fixado, competirá ao escrivão judicial representar, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, ao Juiz Corregedor Permanente, inclusive para fins de providências competentes junto à Ordem dos Advogados do Brasil (EOAB, arts. 34, inciso XXII, e 37, inciso I).

Art. 166. É vedada a retenção do documento de identificação do advogado ou do estagiário de Direito no ofício de justiça, para a finalidade de controle de carga de autos, em qualquer modalidade ou circunstância.

Art. 167. O advogado deve restituir, no prazo legal, os autos que tiver retirado do ofício de justiça. Se intimado pessoalmente, o advogado não devolver os autos no prazo de 3 (três) dias, perderá o direito à vista fora de cartório e incorrerá em multa correspondente à metade do salário mínimo.

§ 1º Verificada a falta, o juiz comunicará o fato à seção local da Ordem dos Advogados do Brasil para procedimento disciplinar e imposição das penalidades.

§ 2º O expediente de cobrança de autos receberá autuação singela, sem necessidade de registro.

§ 3º Devolvidos os autos, o ofício de justiça, depois de seu minucioso exame, juntará o expediente de cobrança de autos, certificando a data e o nome de quem os retirou e devolveu.

§ 4º Na hipótese de extravio dos autos, o expediente de cobrança instruirá o respectivo procedimento de restauração.

Art. 168. O escrivão ou o chefe de seção deverá, mensalmente, até o décimo dia útil do mês subsequente, verificar o cumprimento dos prazos de devolução dos autos retirados, relacionar, em duas vias, os autos em poder das partes além dos prazos legais ou fixados, a primeira encaminhada, sob forma de representação, ao Juiz Corregedor Permanente, para as providências previstas no art. 167 e a segunda via, para acompanhamento e controle, arquivada em pasta própria.

Art. 169. O disposto nesta seção aplica-se, no que couber, a todos os demais destinatários de carga.

Seção XVIII — Do Desentranhamento de Peças e Documentos dos Autos

Art. 170. O desentranhamento de peças e de documentos, facultada a substituição por cópia simples, poderá ser requerido pelo interessado ou determinado de ofício pelo juiz.

Art. 171. Não haverá substituição das peças ou dos documentos desentranhados por cópia quando, a critério do juiz do processo, referirem-se a:

I - manifestação intempestiva do peticionário;

II - documentação evidentemente estranha aos autos;

III - documentos que não tenham servido de base para fundamentação de qualquer decisão proferida nos autos ou para a manifestação da parte contrária.

§ 1º Nestas hipóteses, será colocada uma folha em branco no lugar das peças ou documentos desentranhados, anotando-se a folha dos autos em que lançada a certidão de desentranhamento, vedada a renumeração das folhas do processo.

§ 2º As peças e documentos juntados por equívoco aos autos serão imediatamente desentranhados e juntados aos autos corretos ou, quando não digam respeito a feitos da vara ou ofício de justiça, devolvidos ao setor de protocolo, de tudo lavrando-se certidão.

Art. 172. Deferido ou determinado de ofício o desentranhamento, caberá ao ofício de justiça:

I - desentranhar as peças, certificando-se;

II - manter os documentos em local adequado, para sua posterior entrega;

III - intimar o interessado a retirar a documentação no prazo de 5 (cinco) dias, se outro não for assinalado pelo Juiz.

§ 1º A certidão de desentranhamento mencionará a numeração das folhas desentranhadas e, quando o caso, daquela na qual se determinou o ato e a eventual substituição por cópias simples.

§ 2º As peças desentranhadas dos autos, enquanto não entregues ao interessado, serão guardadas em classificador próprio, sendo vedado grampeá-las na contracapa dos autos.

§ 3º A devolução de peças desentranhadas efetuar-se-á mediante termo nos autos, lançado imediatamente após a certidão de desentranhamento, constando o nome e documento de identificação de quem as recebeu em devolução, além do competente recibo.

Art. 173. Salvo motivada determinação judicial em sentido contrário e os títulos de crédito, fica dispensada a certificação do número do processo nas peças e documentos desentranhados dos autos.

Art. 174. Transitada em julgado a sentença, os objetos anexados às manifestações processuais serão devolvidos às partes ou seus procuradores, mediante solicitação ou intimação para retirada em até 30 (trinta) dias, sob pena de destruição.

Art. 175. O escrivão ou servidor responsável verificará periodicamente o classificador para arquivamento provisório de petições e documentos desentranhados e petições que não sejam passíveis de juntada aos autos.

I - quando constatar a existência de petições desentranhadas ou que, por qualquer motivo, não sejam passíveis de juntada aos autos, acompanhadas ou não de documentos, intimará os interessados para retirá-las.

II - decorrido o período de 11 (onze) meses, contado da intimação para sua retirada, deverá ser publicado edital contendo o número de protocolo das petições, indicação se vieram acompanhadas de algum documento, os números dos processos, os nomes das partes e o nome do advogado, se houver, para retirada em 30 (trinta) dias, sob pena de inutilização.

III - será enviada cópia do edital previsto no item II à Ordem dos Advogados do Brasil local, que, observado prazo indicado, poderá solicitar o encaminhamento de uma ou mais petições nele descritas, caso em que passará a ser a responsável pela sua custódia.

IV - o procedimento previsto nos incisos II e III deverá ser realizado pelo menos uma vez em cada ano, devendo constar na ata de correição anual a data da publicação do edital e o número do expediente.

Seção XIX — Do Arquivamento, Rearquivamento, Desarquivamento de Processos e Pesquisa Histórica de Acervo Arquivado

Subseção I — Disposições Gerais

Art. 176. Nenhum processo será arquivado sem sentença definitiva ou decisão terminativa, incluindo nesse último caso a hipótese de decisão de extinção do processo em razão da estabilização da tutela de que trata o art. 304, § 1º do Código de Processo Civil, salvo os casos legais de suspensão do processo por prazo indeterminado, quando não será comunicada a sua extinção.

Art. 177. Após a publicação da decisão que determinou o arquivamento, os processos permanecerão no ofício de justiça por 30 (trinta) dias, findo o prazo, serão arquivados após realizadas as anotações e atos necessários no sistema informatizado oficial e no sistema da empresa terceirizada (SGDAU).

Art. 178. Quando o cumprimento da sentença condenatória cível se der em juízo diverso daquele que a proferiu (art. 516, parágrafo único, do CPC), o arquivamento dos autos, no âmbito do Poder Judiciário do Estado de São Paulo, deverá ser promovido pelo juízo da execução, que realizará todos os cadastramentos pertinentes à extinção do processo, quando for o caso.

Art. 179. É autorizado o arquivo provisório de processos que se encontrem em fase de execução de título judicial há mais de 1 (um) ano e nos quais não tenham sido localizados bens do executado, mantido o nome das partes no Cartório Distribuidor. Os processos arquivados provisoriamente deverão ser excluídos das estatísticas mensais.

Art. 180. Fica vedada às partes e advogados a consulta ou retirada de processos nos depósitos do Arquivo Terceirizado.

Art. 181. O interessado consultará o processo no ofício de justiça onde tramitou o processo objeto do pedido de desarquivamento, promovendo a unidade judicial a requisição no sistema da empresa terceirizada (SGDAU), observando o prévio recolhimento da taxa de desarquivamento dos autos, quando não se tratar de pedidos abrangidos pela gratuidade judiciária ou isenção.

Parágrafo único. O interessado no desarquivamento será intimado, por qualquer meio idôneo de comunicação, da chegada dos autos ao cartório e do prazo de 30 (trinta) dias para manifestação, bem como de que, decorrido o prazo sem manifestação, os autos retornarão ao arquivo.

Art. 182. É expressamente vedado o manuseio de autos processados em segredo de justiça, exceção feita às partes e aos advogados por elas constituídos, ou mediante ordem judicial expressa.

Parágrafo único. A extração de cópia reprográfica ou certidão de processos com segredo de justiça, bem como o desentranhamento de documentos, dependerão de despacho do juiz competente.

Art. 183. Permite-se a pesquisa histórica, em local apropriado, mediante solicitação prévia para a Coordenadoria de Gestão Documental e Arquivos que fará os encaminhamentos necessários para autorizar o acesso ao processo objeto da pesquisa.

Subseção II — Do Arquivamento

Art. 184. O arquivo de processos, primeiro arquivamento, será feito individualmente dispensando-se o uso de caixas e adotando-se as seguintes cautelas:

I - indexar no sistema da empresa terceirizada (SGDAU) cada processo e, se for o caso, seus volumes, separadamente;

II - no caso de processos com mais de um volume, indicar o número do volume que está sendo internado;

III - afixar na capa do processo, no canto superior esquerdo, a etiqueta de indexação do processo (volume a volume);

IV - indicar no sistema a quantidade de apensos existentes para o processo ou volumes objeto da indexação;

V - se for o caso de apenso com número autônomo de distribuição, realizar a indexação do processo apenso, informando a vinculação (apensamento).

Parágrafo único. No sistema informatizado oficial todos os dados do processo deverão estar anotados, processo baixado (extinção) ou com decisão terminativa.

Art. 185. A remessa de processos para guarda em Arquivo Terceirizado será feita pelos ofícios de justiça de acordo com a escala de retirada periodicamente publicada no Diário da Justiça Eletrônico.

Subseção III — Do Rearquivamento

Art. 186. Para rearquivamento de processos, os ofícios de justiça informarão no sistema da empresa terceirizada (SGDAU) os dados necessários para propiciar a coleta do processo para guarda:

I - Vara/Secretaria (unidade produtora);

II - Número de registro, compreendendo todos os números que o processo possui;

III - Classe e Assunto;

IV - Nome das partes ativa e passiva, sem abreviações;

V - Número de documentos, quando houver;

VI - Nome dos advogados das partes ativa e passiva, sem abreviações e número da OAB;

VII - Objeto da ação;

VIII - Data da decisão final (compreende todos os recursos, data de Acórdão, quando houver);

IX - Resultado da ação (procedente, improcedente, condenado, absolvido, sem julgamento do mérito);

X - Data do trânsito em julgado;

XI - Data da extinção (baixa definitiva).

Art. 187. Os processos destinados ao rearquivamento dispensam a utilização de caixas/pacotes, malotes e submalotes, contudo deverão estar separados de forma distinta, possibilitando identificar no momento da coleta, quais são novos arquivamentos (primeiro arquivamento) e quais são os de retorno para arquivamento (rearquivamento).

Subseção IV — Do Desarquivamento

Art. 188. Os requerimentos de desarquivamento de autos, ressalvadas as exceções legais, serão instruídos com o comprovante de recolhimento da respectiva taxa.

Parágrafo único. Na ausência da guia de recolhimento, o advogado (subscritor ou responsável indicado) será intimado a recolher as respectivas custas, no prazo de 5 (cinco) dias, sob pena de não prosseguimento da solicitação.

Art. 189. Os ofícios de justiça requisitarão, quando necessário, os processos depositados no Arquivo Terceirizado, emitindo a solicitação diretamente no sistema da empresa terceirizada (SGDAU) e anotando no sistema informatizado oficial a data em que solicitado o desarquivamento do processo.

§ 1º Se o interesse recair sobre processo em apenso, no momento da requisição deverá ser informado no sistema o processo principal ao qual ele se encontra apensado.

§ 2º Antes de requisitar o processo, os ofícios de justiça verificarão se o processo foi de fato remetido para guarda no Arquivo Terceirizado, mediante consulta prévia no sistema da empresa terceirizada (SGDAU), sem prejuízo de certificar-se de que o processo objeto da solicitação não se encontra no próprio ofício.

§ 3º Quando se tratar de requisição de processos por parte dos ofícios de justiça integrantes de Foro Regional, o requisitante deverá mencionar na requisição, se for o caso, a que vara distrital pertencia o processo ora solicitado.

§ 4º Não será permitida a reiteração de requisição antes de decorridos 10 (dez) dias úteis contados da data de requisição no sistema da empresa terceirizada (SGDAU).

§ 5º Assim que recebidos os autos do Arquivo Terceirizado, o ofício de justiça lançará o recebimento no sistema informatizado oficial e no sistema da empresa terceirizada (SGDAU), evitando-se novas requisições de processos que já se encontram nas unidades judiciais.

Subseção V — Da Pesquisa Histórica

Art. 189-A. Permite-se a pesquisa científica nos processos que se encontram arquivados nas dependências da empresa terceirizada responsável pela guarda.

Art. 189-B. Para realização da pesquisa é necessário o credenciamento junto à Coordenadoria de Gestão Documental e Arquivos – SPI 2., através do endereço eletrônico institucional: (spi.gestaodocumental@tjsp.jus.br).

Art. 189-C. No pedido de credenciamento deverá constar o tema da pesquisa e a lista de processos com indicação da Comarca, Vara de Origem, número(s) de cada processo, o nome das partes e número da caixa – arquivo (pacote) onde foi guardado.

Art. 189-D. Deverá ainda ser preenchido e encaminhado o termo de compromisso, sigilo e confidencialidade, conforme modelo oficial disponível no site do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (http://www.tjsp.jus.br/PrimeiraInstancia/GestaoDocumental).

Art. 189-E. Recebido o pedido de credenciamento e o termo de compromisso de sigilo e confidencialidade devidamente assinado, após autorizada a pesquisa pelo Presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), o pesquisador e a empresa terceirizada serão comunicados da autorização.

Art. 189-F. A autorização do credenciamento poderá ser pelo prazo de 30 (trinta), 60 (sessenta) ou no máximo 90 (noventa) dias, renováveis desde que justificado o motivo.

Art. 189-G. Para pesquisa científica, busca e fornecimento da informação não haverá incidência do pagamento da taxa de desarquivamento, mas deverão ser ressarcidos eventuais custos gerados com serviços de extração de cópias reprográficas e os referentes a materiais utilizados, eventualmente, nos termos do art. 12 da Lei 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação Pública.